Politique sur la protection de la vie privée

Flight Shops Inc., faisant affaire sous la raison sociale de Corporate Traveller, s’engage à protéger la vie privée des clients, employés et autres personnes desservies par Corporate Traveller ou lui fournissant des services. La protection adéquate de tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre des activités quotidiennes de Corporate Traveller est la pierre angulaire de cet engagement. Les renseignements personnels contiennent des éléments qui peuvent identifier une personne, ou grâce auxquels l’identité d’une personne peut être révélée.

Corporate Traveller adhère aux principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de la CSA ainsi qu’aux principes contenus dans les diverses lois en vigueur relatives au respect de la vie privée afin que tous les renseignements soient correctement recueillis et utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et qu’ils soient éliminés de façon sécuritaire et en temps opportun une fois qu’ils ne sont plus utiles.

1. Responsabilisation

Corporate Traveller est responsable du maintien et de la protection des renseignements personnels sous sa surveillance. Corporate Traveller a désigné un agent de la protection de la vie privée qui est chargé de veiller à ce que Corporate Traveller respecte ses obligations en matière de respect de la vie privée.

2. Objectifs de la cueillette de renseignements

Corporate Traveller fournit de nombreux services et produits de voyage à un large éventail de clients. Elle recueille des renseignements personnels afin d’assurer la fourniture de ces services (qui sont notamment de prendre en charge les préparatifs et les réservations de voyage), afin d’établir et de maintenir des listes et des dossiers de clients, d’établir et de maintenir des listes de diffusion et d’identifier toute fraude ou toute erreur possible, et ce, en conformité aux règlements, afin également d’assurer la gestion comptable et administrative, la diffusion de mises à jour et de promotions auprès de sa clientèle et pour des études de marché.

Corporate Traveller recueille aussi des renseignements personnels sur ses employés afin d’établir leur dossier d’embauche et d’assurer le suivi ou la cessation de leur emploi, par le truchement de la gestion de la paie et des avantages sociaux, de l’évaluation du rendement des employés, de la prise de décision relative à l’embauche et à la sélection du personnel, et afin de satisfaire aux exigences en matière de sécurité et aux exigences légales et réglementaires.

Corporate Traveller doit déterminer les fins pour lesquelles elle recueille des renseignements personnels avant que ces données ne soient recueillies.

Si Corporate Traveller souhaite utiliser des renseignements personnels à des fins non prévues au moment de leur cueillette, elle s’assurera d’obtenir le consentement préalable de la personne.

3. Consentement

Les personnes doivent avoir été informées et leur consentement doit avoir été obtenu pour la cueillette, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels, sauf si requis ou permis autrement par la loi. S’il y a lieu, le consentement écrit de la personne doit être obtenu par courrier, par courriel ou par télécopieur. Parfois, le consentement de la personne pourra être obtenu verbalement ou implicitement selon son interaction avec Corporate Traveller. Par exemple, dans le cas de l’achat d’une assurance voyage, le consentement du client pour la cueillette de renseignements personnels nécessaires à l’obtention de cette assurance est implicite.

De plus, Corporate Traveller peut demander à l’occasion à une personne une confirmation écrite indiquant que les renseignements recueillis et conservés par Corporate Traveller sont à jour et exacts. Corporate Traveller peut également, à sa discrétion, s’assurer qu’elle obtient le consentement permanent d’utiliser et de conserver certains renseignements personnels.

Corporate Traveller pourra uniquement communiquer des renseignements personnels, sans préavis et sans consentement, si une telle action est requise par la loi ou si Corporate Traveller croit, en toute bonne foi, que cette action est nécessaire pour:

  1. coopérer avec les organismes de réglementation et les représentants de la loi en vertu des obligations imposées par toute loi ou par tout règlement administratif;
  2. répondre à une demande urgente;
  3. satisfaire les besoins d’une enquête en cours.

Corporate Traveller agit principalement comme agent et, à ce titre, elle doit communiquer des renseignements personnels à d’autres fournisseurs de services et de produits de voyage pour ses clients. Dans ce cas, Corporate Traveller comptera sur le consentement exprès ou tacite obtenu comme indiqué ci-dessus. Les fournisseurs de services inscrits aux États-Unis peuvent être tenus de communiquer des renseignements en vertu de la USA PATRIOT Act H.R. 3162. Ces tiers sont tenus par Corporate Traveller de protéger les renseignements personnels qu’ils conservent et ne sont pas autorisés à les utiliser à toute autre fin.

4. Limiter la cueillette de données

Corporate Traveller doit recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires à répondre aux besoins qu’elle a identifiés. Corporate Traveller s’engage à recueillir des renseignements personnels de façon équitable, transparente et légale. Pour cette raison, Corporate Traveller ne recueillera aucun renseignement personnel aveuglément.

5. Limiter l’utilisation, la communication et la conservation de données

Corporate Traveller n’utilise pas de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins qu’elle n’ait préalablement obtenu le consentement de la personne sur qui ces renseignements ont été recueillis. Corporate Traveller conserve les renseignements personnels uniquement pour le temps que cela nécessite et uniquement pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

6. Exactitude

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour remplir l’objectif pour lequel ils ont été recueillis.

7. Mesures de sécurité

Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité des renseignements personnels recueillis. Les mesures de sécurité de Corporate Traveller comprennent notamment:

  • la sécurité des locaux;
  • des classeurs verrouillés;
  • un accès limité aux dossiers contenant des renseignements personnels;
  • des mesures de sécurité technologique, comme des logiciels de protection et des pare-feu pour contrer le piratage ou l’accès non autorisé aux systèmes informatiques;
  • des mots de passe et des politiques internes relatives à la sécurité pour le contrôle de l’accès au réseau et aux logiciels de Corporate Traveller;
  • des interdictions prévues dans sa politique contre l’utilisation ou la communication non autorisée de renseignements.

Si Corporate Traveller utilise des services tiers pour la manipulation de renseignements personnels, elle conclura des accords juridiques les obligeant à protéger lesdits renseignements personnels d’une façon acceptable pour Corporate Traveller. En concluant ces accords juridiques, Corporate Traveller ne transfèrera à son bénéfice aucun droit à ces renseignements personnels. Au contraire, ces accords juridiques ont pour but d’assurer que les renseignements personnels fournis à des tiers sont maintenus au niveau de sécurité équivalant à celui fourni par Corporate Traveller en vertu de la présente politique.

Corporate Traveller veille également à ce que tous ses employés qui manipulent des renseignements personnels soient correctement formés et informés sur les mesures appropriées et requises pour la protection des renseignements personnels.

Le site Web de Corporate Traveller peut contenir des liens vers d’autres sites. Corporate Traveller n’est pas responsable des pratiques en matière de respect de la vie privée ou de contenu adoptées par ces sites et encourage ses utilisateurs à lire leur énoncé de confidentialité. Corporate Traveller rappelle à ses clients qu’aucune transmission de données n’est sécuritaire à 100 % sur Internet.

8. Transparence

Corporate Traveller doit mettre à la disposition des personnes sur qui elle conserve des données tous les renseignements pertinents relatifs à ses politiques et pratiques s’appliquant à la gestion de leurs renseignements personnels. La présente politique est accessible sur le site Web de Corporate Traveller à l’adresse www.flightcentre.ca et peut être consultée à tout moment. Une copie papier est également offerte dans chacune de ses succursales.

9. Accès aux renseignements personnels

Sur demande, Corporate Traveller informera toute personne qu’elle tient sous sa garde et surveillance des renseignements personnels sur elle, et lui en fournira le détail. Corporate Traveller se réserve le droit de vérifier l’identité de la personne désirant accéder à ses renseignements personnels avant de se plier à la demande. En contrepartie de la demande d’accès, Corporate Traveller pourra prélever un droit raisonnable.

Corporate Traveller s’engage également à s’assurer que les renseignements personnels recueillis et conservés sont exacts. Toute personne peut contester l’intégralité des renseignements personnels sous la garde et la surveillance de Corporate Traveller. Si cette personne réussit à démontrer qu’il existe une erreur d’exactitude ou d’intégralité dans ses renseignements personnels, Corporate Traveller les modifiera en conséquence.

Corporate Traveller peut refuser l’accès à tout renseignement personnel si ce refus est requis ou autorisé par la loi. Les raisons possibles pour lesquelles l’accès à des renseignements personnels peut être refusé sont notamment:

  • l’éventualité où cet accès aurait un impact déraisonnable sur la vie privée d’autres personnes;
  • la protection des droits et des biens de Corporate Traveller;
  • si la demande est frivole ou vexatoire

Si Corporate Traveller n’est pas en mesure d’accorder un accès à l’ensemble des renseignements personnels qu’elle conserve sur une personne, les motifs du refus lui seront alors fournis.

Toute personne désireuse d’accéder à ses renseignements personnels doit en faire la demande auprès de l’agent de la protection de la vie privée à l’adresse privacy.feedback@flightcentre.ca ou par courrier à :

Risk Management Officer
1133 Melville Street, Suite 600S
Vancouver, BC V6E 4E5

10. Possibilité de porter plainte contre le non-respect de la politique

Toute personne peut porter plainte contre le non-respect de la présente politique par Corporate Traveller en dirigeant ses questions, ses préoccupations ou les motifs de sa plainte à l’agent de la protection de la vie privée dont les coordonnées apparaissent ci-dessus.